Bagaimana Sistem Informasi Dalam Perusahaan

Menurut KBBI, perusahaan berasal dari kata usaha yang berarti kegiatan dengan mengerahkan tenaga, pikiran, atau badan untuk mencapai suatu maksud; pekerjaan (perbuatan, prakarsa, ikhtiar, daya upaya) untuk mencapai sesuatu. Sementara defenisi perusahaan sendiri adalah kegiatan (pekerjaan dan sebagainya) yang diselenggarakan dengan peralatan atau dengan cara teratur dengan tujuan mencari keuntungan (dengan menghasilkan sesuatu, mengolah atau membuat barang-barang, berdagang, memberikan jasa, dan sebagainya). Berdasarkan pengertian tersebut, diketahui bahwa perusahaan terdiri dari beberapa entitas yang ada dalam satu lembaga dan seluruh entitas harus bersinergi untuk mencapai maksud tertentu (profit).

Pada umumnya perusahaan memiliki 4 departemen utama yaitu: operasi, pemasaran, sumber daya manusia, dan keuangan. Keempat departemen ini memiliki fungsi masing-masing sehingga sebuah perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Namun, pada era digital saat ini yang membutuhkan kecepatan dan ketepatan agar bisnis bisa bertahan dan berkembang pesat, maka dibutuhkan sebuah sistem informasi yang mampu mengintegrasikan keseluruhan departemen dalam satu sistem terpadu. Berikut akan dijelaskan bagaimana sistem informasi dalam sebuah perusahaan memegang peran penting.

1.      Manajemen Operasi

Area manajemen yang berkaitan dengan mengawasi, merancang, dan mengendalikan proses produksi dan mendesain ulang operasi bisnis dalam produksi barang atau jasa. Lalu sistem informasi dapat diterapkan pada bagian apa di manajemen operasi

• Forecasting: Sistem informasi jenis ini yang dapat digunakan adalah machine learning yang mampu memelajari situasi dan kondisi pasar sehingga dapat memprediksi berapa jumlah barang yang harus diproduksi untuk periode selanjutnya.
• Capacity planning: Berkaitan dengan forecasting, machine learning juga dapat diterapkan pada perusahaan untuk merancang kapasitas tempat penampung produk jadi sehingga tidak ada kelebihan produksi.
• Scheduling: Sistem informasi dapat digunakan untuk menentukan kapan jadwal produksi pada sebuah perusahaan sehingga dapat menyesuaikan dengan demand pasar.
• Managing inventories: Sistem barcode dan tracking lifetime dapat digunakan untuk mengatur inventaris perusahaan.
• Assuring quality: Bagi perusahaan yang bergerak dibidang digital dan bergantung penuh pada aplikasi online, maka kualitas yang baik dari setiap fitur pada aplikasi harus dipastikan. Ada beberapa tools yang dapat dipakai oleh QA untuk mempermudah proses pengecekan kualitas produk.
• Motivating and training employees
• Locating facilities

2.      Manajemen Pemasaran

Tugas dan keputusan manajemen yang diarahkan untuk berhasil memenuhi peluang dan ancaman dalam lingkungan yang dinamis, dan dengan secara efektif mengembangkan dan mentransfer penawaran pasar yang memuaskan kebutuhan kepada konsumen, sedemikian rupa sehingga tujuan bisnis, konsumen dan masyarakat akan tercapai.

Seorang marketer harus bisa memasarkan produk perusahaannya dengan baik dan benar kepada calon pelanggan dan harus bisa mempertahankan pelanggan yang sudah ada. Hal ini juga membutuhkan sebuah aplikasi digital yang dapat memantau customer relation hingga catatan penjualan produk.

3.      Manajemen Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah hal yang pentin dalam sebuah perusahaan, sebab perusahaan tanpa karyawan yang loyal tidak bisa bergerak maju dan berkembang pesat. Untuk itu dibutuhkan hal-hal berikut sehingga mutu sumber daya manusia terjamin:

-          Gaya manajemen partisipatif

-          Komunikasi dengan semua tingkatan karyawan

-          Promosi dari dalam

-          Pelatihan karyawan

-          Penghargaan atas kerja yang bagus

Tentunya seorang HR manager memerlukan sistem informasi yang baik untuk mengatur kebutuhan setiap individu dalam perusahaan. Mulai dari pengaturan gaji hingga libur/cuti pegawai.

4.      Manajemen Keuangan

Analisis keuangan diperlukan untuk memantau posisi keuangan umum suatu bisnis dan untuk membatasi risiko kegagalan keuangan bisnis sejauh mungkin.

Manajer keuangan memiliki sejumlah alat yang digunakan untuk analisis keuangan :

-          The income statement (laba rugi)

-          The balance sheet (saldo)

-          The funds flow statement (arus dana)

-          Financial ratios

Bagian-bagian tersebut dapat diterapkan keseluruhannya pada sistem informasi. Hal ini digunakan untuk mempermudah pimpinan perusahaan mengetahui aliran dana perusahaan selama periode tertentu. Selain itu untuk mempermudah transparansi aliran data.

Selain sistem informasi yang dapat diterapkan pada perusahaan, perusahaan juga membutuhkan controling atau pengendalian. Controlling merupakan salah satu fungsi penting manajemen yang harus dilakukan oleh semua manajer untuk mencapai tujuan organisasinya (Kho, 2018). Sementara dalam perusahaan ada 4 langkah pengendalian, yaitu:

1.      Menetapkan Standar (Establishing Standards)

Menentukan standar berarti menentukan sasaran atau target yang harus dicapai dalam menjalankan fungsi manajemen. Standar ini akan digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja dari suatu unit kerja, departemen ataupun organisasi secara keseluruhan (Kho, 2018). Pada umumnya standar dalam perusahaan dibagi kedalam dua garis besar, yaitu:

-          Tangible (terukur atau nyata)

Contoh dari standar ini adalah  standar terukur yang ditentukan oleh manajemen dapat berupa Standar waktu  yang harus dicapai (time), standar biaya (cost), standar penjualan (sales), standar pangsa pasar (market share), standar produktivitas (productivity) hingga laba yang harus dicapai (profit) (Kho, 2018).

-          Intangible (Tidak Terukur atau tidak berwujud)

Contoh standar intangible seperti sikap dan tingkah laku seorang karyawan, penyimpangan pekerjaan seorang karyawan, kreativitas karyawan ataupun kesetiaan pelanggan (Kho, 2018).

2.      Mengukur Kinerja (Performance Measurement)

Pada dasarnya, Pengukuran kinerja harus berada pada unit atau satuan yang sama dengan kriteria yang telah ditentukan. Unit/satuan atau tolak ukur harus terdefinisi dengan baik dan seragam sepanjang proses pengukuran atau penilaian ini (Kho, 2018). Contoh dari penerapan kontrol ini adalah dengan menyamakan standar pengukuran produktivitas dalam bentuk persentase (%) atau range angka.

3.      Membandingkan kinerja aktual dengan Standar yang ditentukan (Comparison of actual and standard performance)

Langkah penetapan standar dan langkah pengukuran kinerja pada dasarnya adalah langkah persiapan, sedangkan langkah perbandingan ini merupakan langkah aktif yang harus dikerjakan oleh manajemen. Manajer juga harus mengetahui dan membedakan yang mana merupakan penyimpangan minor (kecil) yang dapat diabaikan terlebih dahulu dan yang mana merupakan penyimpangan utama yang harus segera mengambil tindakan yang serius.  Sebagai contoh, jika biaya alat-alat tulis terjadi kenaikan dari target 5% menjadi aktual 8% maka penyimpangan tersebut dapat dikategorikan sebagai penyimpangan minor (kecil). Namun disisi lain, jika tingkat cacat produksi bulanan meningkatkan terus menerus maka dapat dikategorikan sebagai penyimpangan besar yang harus segera diambil tindakan perbaikannya. Setelah mengetahui penyimpangan yang terjadi, seorang manajer harus segera mencari penyebab terjadinya penyimpangan tersebut (Kho, 2018).

4.      Mengambil Tindakan Perbaikan (Taking Corrective Action)

Begitu penyimpangan dan penyebab penyimpangan diketahui, tahap selanjutnya adalah mengambil tindakan perbaikan. Contohnya, target tingkat kecacatan (reject rate) produk di produksi yang dapat diterima adalah 2%, namun pada aktualnya tingkat kecacatan produk di produksi adalah 5%. Tingkat kecacatan tersebut telah melampaui batas yang dapat diterima sehingga diperlukan penyelidikan terhadap penyimpangan tersebut. Setelah diselidiki, ternyata yang menyebabkan tingginya tingkat kecacatan produk ini adalah adanya pengaturan mesin yang salah. Dengan diketahuinya penyebab terjadinya penyimpangan tersebut, maka kita harus mengambil tindakan perbaikan yaitu mengatur kembali mesin tersebut ke pengaturan yang benar dan memberikan indikasi di mesin supaya tidak terjadi pengaturan yang salah lagi di kemudian hari (Kho, 2018).

Sumber

Kho, B. (2018, Mei 5). Pengertian Pengendalian (Controlling) dan Empat Langkah Pengendalian. Retrieved from ILMU MANAJEMEN INDUSTRI: https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-pengendalian-controlling-empat-langkah-pengendalian/